📘 Odoo ドキュメント管理の基本:フォルダ・タグ・Eメールエイリアスの連携活用法
✅ 目的
OdooのDocumentsアプリは、請求書・発注書・納品書などのドキュメントを電子的に受け取り、自動分類・自動連携を可能にする仕組みです。
① フォルダ(Workspace)の役割
- 実体としての格納場所
各文書はどの「フォルダ(Workspace)」に保存されるかによって、関連するモジュールや担当部門と紐づけされます。 - 会計仕訳帳と自動連携可能
例えば、販売用の仕訳帳「INV」には「販売書類」フォルダを設定し、関連書類が自動でこのフォルダに格納されるようにできます。
② タグの役割
- 文書の分類とフィルタに使用
例えば「請求書」「領収書」「注文書」などのタグを使い、フォルダ内での文書の絞り込みや検索が簡単になります。 - 承認ステップやワークフローのトリガーに
タグをトリガーとして、承認フローやToDoの割り当ても可能です。
③ Eメールエイリアスの設定と自動取り込み
- Documentsアプリ > 設定 > 各フォルダにEメールエイリアスを設定可能
たとえば「invoice@yourcompany.com」に送信されたメールは、自動的に「販売書類」フォルダに取り込まれるようになります。 - 添付ファイルが対象
送信されたメールにPDFなどの添付ファイルが含まれていれば、自動的にドキュメントとして格納されます。 - フォルダに設定したルールが適用される
たとえば「タグを自動付与」「仕訳帳との連携を行う」といったルールがあれば、受信時にそれが反映されます。
🔄 全体の流れ
- フォルダを作成(例:販売書類、仕入書類)
- フォルダごとに 仕訳帳・タグ・Eメールエイリアス を設定
- 指定されたメールアドレスに請求書等を送信
- Odooがメールを受信し、添付ファイルを自動で該当フォルダに取り込み
- フォルダに紐づけられたルールにより、必要に応じてタグ付け・会計登録される
📌 注意点
- ワークスペース(フォルダ)は事前にDocumentsアプリで作成しておく必要があります。
- エイリアスメールは正しくメールサーバーと連携されている必要があります(Odoo.shや専用サーバ環境推奨)。
- タグの自動付与にはルールの定義が必要です(手動付与も可能)。
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